Электронная система управления документами в Независимом институте по мониторингу формирования гражданского общества

Назначение: Электронная система управления документами обеспечивает информационно-технологическую и эксплуатационную инфраструктуру для поддержки процессов формирования и ведения единого систематизированного Фонда информационных ресурсов НИМФОГО. Система автоматизировала деятельность Института, и состоит из следующих ключевых компонентов:

Базы данных информационно-аналитических материалов – архива документально оформленных отчетов и других фактологических данных (текстовые, фото, аудио и видео материалы) о проведенных Институтом работах и мероприятиях и предназначенных для внутреннего и внешнего использования;
Базы данных информационно-справочных материалов – оперативного хранилища исходных материалов, полученных путем сбора информации из различных внешних электронных, печатных и мультимедийных источников, предназначенных для последующего анализа и обработки соответствующими службами Института;
Системы поддержки делопроизводства – компонента, автоматизирующего процесс делопроизводства в Институте, включая ведение Базы данных для учета и систематизированного хранения внутренних организационно-распорядительных документов, а также входящей и исходящей корреспонденции;
Системы поддержки коллективной работы – компонента, автоматизирующего процесс коллективной работы сотрудников Института с использованием различных служб электронного обмена разнородной информацией в реальном масштабе времени, включая унифицированные средства и методы хранения, обмена и доступа к рабочим материалам.

Система так же обеспечивает большую эффективность по сбору, накоплению, систематизации и хранению различной информации, поступающей как из внутренних, так и различных внешних источников.

Для комплексного решения данных задач специалистами NIHOL при разработке были использованы программные продукты:

Авторская платформа для создания и организации электронных архивов, хранилищ, библиотек и баз данных документов, предназначенных для информационного обеспечения деятельности, включая автоматизацию бизнес-процессов, связанных с централизованной обработкой документов (электронный документооборот) – LexDOCS;

Интегрированная платформа для автоматизации коллективной деятельности – Oracle Beehive, позволяющая обеспечить фиксацию этапов выполнения заданий (ознакомление, разработка необходимых документов, их согласование и утверждение), полученных в рамках Системы поддержки делопроизводства. В едином пакете интегрирует средства электронного общения: документы, электронную почту, мгновенный обмен сообщениями, web-конференции, общекорпоративный календарь, дискуссионные форумы;
Технология Oracle Real Application Clusters, являющаяся опцией СУБД Oracle – на данный момент считается проверенным решением, используемым тысячами заказчиков по всему миру во всех отраслях и для любых типов приложений; существенно сокращает издержки на аппаратное обеспечение, позволяя создавать большие системы из небольших недорогих серверов; объединяет процессорную мощность нескольких компьютеров для обеспечения отказоустойчивости системы, линейной масштабируемости, высокой доступности и готовности; состоит из нескольких процессов Oracle, работающих на множестве кластерных компьютеров, которые взаимодействуют друг с другом посредством так называемого интерконнекта (interconnect); использует кластерное программное обеспечение для доступа к общим базам данных, которые находятся на общих (shared) дисках; предоставляет существенные преимущества как для OLTP, так и для хранилищ данных, и все системы и приложения могут эффективно эксплуатировать кластерную среду.

Основные принципы: Высокий уровень производительности, безопасности, надёжности и отказоустойчивости.

Цель проекта: Создание единой электронной системы управления документами с целью обеспечения информационно-технологической и эксплуатационной инфраструктуры для эффективной поддержки процессов формирования и ведения единого систематизированного Фонда информационных ресурсов НИМФОГО.

Заказчик: Независимый институт по мониторингу формирования гражданского общества (НИМФОГО).

О системе

Система локализована по месту расположения (региону) объекта автоматизации в части территориальной и языковой поддержки (узбекский, английский, русский языки).

Электронная система управления документами обеспечивает:

непротиворечивость и достоверность предоставляемой пользователю информации;
поиск и сбор информации по ключевым критериям;
надёжное и безопасное ведение крупных, объёмом до нескольких сотен гигабайт, распределённых хранилищ разнородных документов с расширенными возможностями поиска;
обработку входящей корреспонденции и других делопроизводственных документов, касающихся основной деятельности организации;
классификацию информации по основным аспектам и признакам;
систематизированное хранение обработанной информации;
предоставление широкого доступа к открытой информации, прошедшей все необходимые этапы предварительной обработки;
коллективную (совместную) работу сотрудников.

Главные цели:

автоматизация бизнес-процессов, связанных с централизованной обработкой документов;
организация учета нормативно-правовых документов (актов) – государственных, региональных, ведомственных, корпоративных;
организация электронных библиотек, архивов и хранилищ нормативно-технической документации (межгосударственные, государственные и отраслевые стандарты – ГОСТы, технологические нормы и т.д.);
организация учета и хранения документов архивных фондов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;
повышение качества управления информацией;
упорядочение распространения информации;
организация широкого доступа к информации посредством Интранета и/или Интернета.

Обобщенная схема организации и ведения информационного фонда НИМФОГО

Система предоставляет набор функций:

Заведение и модификация учетной карточки документа;
Загрузка и хранение содержимого документа в электронном виде (текст, рисунки, графики, таблицы) в различных форматах (PDF, MS Word, MS Excel и т.п.);
Наличие средств установления связей между документами;
Единая регистрация всей поступающей корреспонденции;
Единая регистрация всех внутренних документов;
Единая регистрация всей исходящей корреспонденции;
Распределение документов по исполнителям, в том числе рассылка для ознакомления;
Напоминание исполнителям о приближении или истечении срока завершения работ по заданиям, выданных на основании зарегистрированных документов;
Фиксация факта исполнения заданий, выданных на основании зарегистрированных документов;
Наличие средств разграничения полномочий и контроля доступа к документам;
Обеспечение связи с сервисом электронной почтой;
Получение статистических отчетов.