Система обработки нормативных документов предназначена для автоматизации процесса поэтапной обработки документов и их последующего ввода в Электронную Библиотеку, включая процесс поэтапной юридической обработки нормативно-правовых актов.
Структура Электронной Библиотеки
На логическом, видимом для пользователя уровне хранение документов в Электронной Библиотеке реализовано с помощью метафоры «шкаф — полка — папка», в соответствии с которой документ помещается в папку, та, в свою очередь, находится на полке и т. д.
Полки и папки организованы в иерархическую, интуитивно–понятную, легко настраиваемую и изменяемую структуру, отражающую предметную или тематическую область информационного фонда. Количество разделов (шкафов), а также уровней вложения рубрик (полок) и подрубрик (папок) не ограничено.
Каждый документ может отображаться в одной или нескольких папках (рубриках) Электронной Библиотеки, если такой документ имеет отношение к нескольким разделам предметной области. При этом в базе данных системы документ будет представлен однократно.
Организация хранения документов
Наряду с текстами (содержимым) документов в Электронной Библиотеке хранятся также так называемые Карточки документов, состоящие из набора не связанных непосредственно с текстом атрибутов (реквизитов), дополнительно характеризующих каждый документ.
Например: название документа, вид документа и форма принятия, дата вступления в силу, организация, издавшая документ, регистрационные реквизиты, отнесение к рубрикам Библиотеки.
Текст документа представляет собой неотъемлемую часть Карточки документа.
В LexDOCS доступны два метода прикрепления содержимого документа к Карточке документа:
- Экспорт (загрузка) содержимого документа из «внешнего» файла. Этот метод предназначен для помещения в Библиотеку предварительно разработанного внутри организации или за его пределами текста электронного документа любого формата представления, в том числе графического.
- Создание содержимого документа с помощью встроенного HTML–редактора. Этот метод предназначен для разработки содержимого документа, не прибегая к использованию внешних приложений (например, MS Word).
Поэлементная обработка документов
В общем случае, содержательная часть документа состоит из элементов, связанных между собой отношением «родитель-потомок». Документ может содержать элементы различных видов.
Например: форма принятия, название документа, сигнатура, раздел, глава, параграф, статья, часть, пункт, подпункт, абзац, комментарий, ссылка, таблица и т. п..
Текст документа хранится в виде древовидной структуры, корнем которой является Карточка, а узлами – структурные элементы документа.
Каждый элемент, наряду с содержимым, обладает профилем (карточкой), состоящим из атрибутов, описывающих и идентифицирующих элемент.
Кроме того, элемент, в зависимости от вида, характеризуется следующими формами своего содержания:
- текстовое содержимое,
- ссылка на документ и/или другой элемент,
- таблица,
- графический ресурс.
Форма «текстовое содержимое» всегда присутствует в элементах, независимо от их вида.
Создание документа начинается с заведения Карточки, так как она является корнем древовидной структуры документа.
Для создания структуры документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его содержанию, в системе регламентируются допустимые следования (переходы) элементов структуры документа.
Этот порядок следования элементов или их вхождения зависит, как правило, от языка документа.
Кроме того, в системе используются метаданные с описанием способов визуального представления элементов по их видам.
В целях оперативной публикации для всеобщего доступа документов, прошедших обработку, они автоматически преобразуются в соответствующие форматы представлений. Преобразованные документы, сохраняемые в Электронной Библиотеке, автоматически синхронизируются с данными исходных документов.
Поддержка редакций и версий документов
В LexDOCS реализована поддержка ведения хронологической истории изменения документов – редакции (версии), как на уровне элементов структуры нормативно-правового документа, так и на уровне документа в целом.
Для обеспечения возможности поддерживать редакции (версии) нормативно-правовых документов, Карточка содержит:
- идентификатор первоначальной редакции документа;
- признак, указывающий, что данная редакция документа является действующей (контрольной);
- идентификатор документа, который является основанием для пересмотра данного документа, в соответствии с которым и появилась текущая редакция;
- дата вступления в силу данной редакции элемента.
Необходимым условием для внесения изменений или дополнений в нормативный документ является наличие в базе документа-основания, утверждающего внесенные в документ дополнения и/или изменения.
Классификация документов
В системе LexDOCS поддерживается многоаспектная классификация нормативно-правовых документов. Классификация может проводиться, например, на основе:
- Общеправового классификатора отраслей законодательства,
- Тематических разделов,
- Алфавитно-предметного указателя,
- Справочника понятий и терминов.
Нормативно-правовые документы могут быть отнесены одновременно к нескольким разделам одного и того же классификатора.
Кроме того, классификация документов может проводиться как на уровне документа в целом, так и на уровне его отдельного структурного элемента, в том числе, на уровне абзаца.
Ключевые функциональные возможности Системы обработки нормативных документов
- возможность хранения документов в различных форматах представления (HTML, PDF, MS Word и т.д.),гарантируя при этом идентичность содержания;
- поддержка документов, содержащих разнородную информацию (текст, рисунки, графики, таблицы и т.д.);
- использование формализованных типовых бизнес–правил обработки нормативно-правовых документов;
- обработка бизнес–логики приложения на стороне Сервера Базы Данных и/или Сервера Приложения;
- обеспечение необходимого уровня настройки системных параметров и метаданных администратором Системы;
- поддержка в содержимом документов, наряду с официальной информацией, как в оригинале, так и неофициальной дополнительной информации – разъяснений, комментариев и т.д.
- раздельное хранение содержимого документов и средств их визуализации – форматов представления содержимого;
- хранение и обработка структуры содержимого документов на уровне отдельных элементов;
- возможность организации в тексте документов ссылок на определенные части документов;
- наличие Конструктора структуры документа, содержащего:
- встроенный HTML – редактор,
- встроенный Конструктор таблиц;
- наличие Конструктора оглавления содержимого документа;
- поддержка редакций (версий) как на уровне элементов структуры нормативнового документа, так и на уровне документа в целом;
- контроль соблюдения соответствующих правил и ограничений по созданию и оформлению документов;
- контроль непротиворечивости значений атрибутов из Карточки их фактическому текстовому содержимому в документе;
- систематизация информации как на уровне отдельных элементов структуры документов, так и на уровне документов в целом;
- хранение и систематизация графической информации, содержащейся в документах;
- хранение и обработка имеющихся связей (ссылок) между документами и/или их элементами, включая контроль над их актуальностью и непротиворечивостью;
- визуализация существующих редакций (версий) документов с различным уровнем детализации по запросу пользователей;
- возможность чтения предыдущих редакций документа одними пользователями одновременно с внесением изменений или дополнений в этот же документ (создание новых редакций) другими пользователями;
- централизованное ведение нормативно-справочной информации.
